Domande frequenti
Domande Frequenti su Archedi:
Trova le Risposte a Tutti i Tuoi Dubbi
DOMANDE GENERALI
Obiettivo di Archedi è garantire la piena conformità documentale, in un ambito critico, quale la gestione del patrimonio immobiliare.
Archedi è un’applicazione web che funge da Archivio digitale ragionato, afferente al patrimonio immobiliare, che gestisce tutta la documentazione tecnica gestionale obbligatoria per Legge.
Il servizio è da solido supporto, efficiente e trasparente che assicura la disponibilità, in tempo reale, della documentazione, rispettando le normative specifiche per ciascun patrimonio, condominio, immobile.
L’Archivio digitale di Archedi è creato sulla base della documentazione ricevuta dall’Amministratore condominiale, o dal Gestore, che può essere in diversi supporti, cartacei e digitali oltre che formati diversi -fino A0-.
Il Team di Archedi esamina tutta la documentazione, svolge un ruolo di Data Analyst e la organizza secondo una metodologia validata da oltre vent’anni.
Attraverso il riconoscimento di ogni documento, che avviene con un QR-Code, tutto il patrimonio documentale viene inserito in un albero di navigazione intelligente che crea appunto il Data Base, chiamato anche Archivio digitale.
Il valore aggiunto del servizio è dato da due passaggi, che costruiscono la formazione del Data Base:
- il primo è la Mappatura dell’immobile, ovvero dal Team tecnico di Archedi, svolge un sopralluogo che analizza e mappa tutte le caratteristiche fisiche, gli impianti dell’immobile, e svolge un accurato rilievo fotografico che costruisce l’ossatura dell’Archivio Digitale
- La seconda è l’attività di Data Entry, vengono inseriti tutti i documenti e il risultato creerà un Data Base. Inoltre, il Team di Archedi, inserisce tutte le date di scadenza dei documenti, contratti, forniture, che vanno a costruire un servizio di Check List delle scadenze.
Una volta completate le due fasi, inizia la vita a regime del sistema, che deve essere sempre “mantenuto attivo”. Archedi richiede il costante corretto mantenimento dell’archivio, che va popolato con la documentazione e le attività che vengono svolte day-by-day dall’Amministratore/gestore.
Archedi è in continuo aggiornamento, e solo così è uno strumento che supporta la Governance documentale tecnica, secondo gli Obblighi di Legge.
Un Archivio unico comodo sempre accessibile afferente patrimonio immobiliare è interessante per i Proprietari di Asset immobiliari, per i Gestori e gli Amministratori Condominiali, oltre che tutte le società che svolgono attività di Facility Management ed eventuali grandi società di fornitura.
Nel caso di un Condominio, Archedi è una soluzione interessante sia per i proprietari e sia gli affittuari, in quanto possono consultare e scaricare la documentazione disponibile, verificare la corretta gestione del bene per le spese ordinarie e straordinarie, lo stato di adeguamento, la conformità, le scadenze i contratti e qualsiasi altra informazione rilevante come, per esempio i verbali di assemblea.
Archedi è stato progettato per supportare la gestione tecnica di qualsiasi immobile.
I nostri clienti possono gestire patrimoni molto variegati e complessi come, stabili, condomini, supercondomini, centri commerciali, centri direzionali, poli logistici e immobili dedicati a servizi di utilità pubblica, come scuole private, RSA. Archedi non pone limiti, anzi è la piattaforma perfetta.
Gli utenti per accedere ad Archedi e al Data Base si accrediteranno sulla piattaforma web con Login e Password. L’utenza viene creata una volta che il Cliente ha incaricato il Team di Archedi.
Il Team Archedi è sempre al tuo fianco per supportarti e offriti il miglior servizio.
Archedi è progettata per essere uno strumento versatile su tutti i device. Dal proprio desktop, laptop si accede alla WebApp ovvero la piattaforma Archedi, mentre con i mobile, come tablet e smartphone, è consigliabile scaricare l’app Archedi che è stata progettata per navigare comodamente nelle sezioni principali.
Per accedere ad Archedi è necessaria la connessione internet, e per visionare i documenti sono sufficienti i supporti informatici più comuni.
E’ stata sviluppata un App che facilita l’esperienza di navigazione, l’app è scaricabile negli Store (Android e iOS) ed è gratuita. L’App, una volta registrato il Cliente, riconosce automaticamente l’utenza che potrà lavorare parallelamente sia sulla webApp sia sull’app senza creare conflitti.
USO DEL SERVIZIO
Il lavoro e la professionalità richiesta per costruire il Data base è la parte più importante e delicata del servizio ed è necessario redigere un preventivo su misura; in tal senso il Team di Archedi è sempre disponibile per conoscere le necessità e ritagliare il servizio su misura utile per i nostri clienti.
Una volta avviato e costruito il Data Base, Archedi prevede un abbonamento annuale che include la continuità del servizio, la manutenzione e la formazione continua dedicata ai clienti.
Archedi è un servizio in abbonamento, erogato su base annuale. I contratti e gli abbonamenti sono riferiti alla singola proprietà, immobile. L’attivazione dell’abbonamento richiede la gestione di un processo che si sviluppa in 3 fasi:
- Tutto ha inizio quando un potenziale Cliente contatta il Team di Archedi, comunica il proprio interesse e contestualmente specifica i propri fabbisogni. La complessità e la consistenza del patrimonio immobiliare, in gestione all’Amministratore, Gestore, incide sul tipo di lavoro e dell’offerta da emettere.
- Archedi redige un’offerta su misura, ed una volta accettato, prontamente ritirerà tutta la documentazione archiviata esistente, di tutti gli immobili interessati, presso le sedi del Cliente.
- A seguire Archedi svolgerà i sopralluoghi tecnici di ogni immobile, attività necessarie per la costruzione del Data Base. Contemporaneamente i Data Analyst di Archedi digitalizzano tutti i documenti che saranno inseriti in Archivio.
- Per ogni immobile, una volta chiuso il processo di Data Entry, sarà creato l’Archivio digitale; pertanto, a conclusione del lavoro Archedi emetterà la fattura per l’abbonamento annuale.
La data della fattura coincide con la data di erogazione dell’abbonamento e decorre l’anno coperto dall’abbonamento.
L’ amministratore, il Gestore, ha tutte le posizioni sotto controllo in Archedi, dove troverà nel menu principale l’elenco degli immobili e il dettaglio delle Condizioni Contrattuali con tutte le tempistiche e scadenze dei suoi abbonamenti. Il sistema invia automaticamente delle mail di reminder al Cliente, e in ogni caso vige il principio del tacito rinnovo.
Il Team di Archedi per svolgere l’attività di: Data Analyst, sopralluogo e Mappatura dell’Immobile e predisporre il Data Room richiede un arco temporale di lavoro di circa 3-4 settimane.
In fase di preventivo sarà comunicato al cliente i tempi di rilascio del servizio qualora il Cliente avesse un patrimonio complesso e vasto.
Funzionalità
Il Servizio di digitalizzazione è un passaggio necessario e obbligatorio per creare il Data Base. Il Team di Archedi ritirerà tutta la documentazione esistente presso le sedi preposte e indicate dal Cliente e visionerà, analizzerà e prenderà atto della documentazione disponibile.
A seguire tutto il materiale sarà depositato in una Data Room di Archedi dove il Team potrà svolgere il lavoro di redazione, Data Analyst e Data Entry. I documenti utili saranno scansionati e per ogni file sarà editato il relativo QR Code.
Terminato il processo di digitalizzazione, tutta la documentazione ricevuta sarà portata nuovamente presso gli Uffici del Gestore, Amministratore. I faldoni saranno ri-ordinati con la medesima logica del Database digitale per aver sempre corrispondenza, ove possibile.
Una volta concluso il lavoro il Cliente non avrà più bisogno di consultare i documenti cartacei, troverà tutto il patrimonio documentale in Archedi. A seguire, i successivi documenti da inserire, saranno sempre ritirati, oppure ricevuti, scansionati a cura di Archedi.
Il Servizio Archedi permette di Archiviare tutti i documenti possibili afferenti al patrimonio tecnico e non solo, come ad esempio: Relazioni, certificazioni, contratti con i fornitori, disegni tecnici, progetti, stime, tabulati, capitolati, tabelle millesimali, mappe catastali, visure, dichiarazioni.
Inoltre, il Cliente può salvare tutta la documentazione contabile come: rendiconti di gestione, ordinaria e/o straordinaria e preventivi di gestione, estratti conto bancari oltre a Documenti legali e contrattuali dei dipendenti del condominio.
Archedi è la piattaforma di lavoro perfetta per essere il repository ed archivio degli immobili.
Il Cliente può caricare indipendentemente tutti i documenti che desidera, ma per esperienza il Team di Archedi preferisce supportare il cliente e svolgere gli upload richiesti.
Un errato caricamento di un documento rischierebbe di disabilitare tools utili e necessari come la Check List creando possibili disservizi per il cliente.
Il sistema non accetta che vengano caricati file modificabili come word, excel, powerpoint, in Archedi tutti i file sono “non editabili” (pdf, jpg, png, tif) fatta eccezione i file dwg, di Autocad, che saranno salvati in modalità open.
Il Gestore di un Patrimonio immobiliare, l’Amministratore di Condominio, hanno l’obbligo di focalizzare l’attenzione sui rischi presenti all’interno di un condominio e successivamente individuare e mettere in atto tutte le misure preventive e di protezione appropriate. L’attività deve partire da un’analisi dell’immobile e delle singole attività svolte.
Obbligo di documentare lo stato dell’immobile è richiamato anche nel Codice Civile che definisce l’obiettivo che ha il R.A.S. – Registro Anagrafe Sicurezza – ovvero quello di evidenziare lo stato tecnico delle parti comuni condominiali e le relative condizioni di sicurezza, come per esempio, il deposito di: Dichiarazione di conformità degli impianti e i rispettivi Libretti, Dichiarazioni CE ai sensi della direttiva macchine, Certificazione dei Vigili del Fuoco oltre che il CPI e agibilità Documentazione attestante le verifiche periodiche degli impianti, documentazione di carattere chimico, fisico e batteriologico, Documentazione relativa valutazione o la rimozione di amianto, o relativa ad eventuali interventi di manutenzione straordinaria eseguiti dal condominio e soggetti al coordinamento per la sicurezza.
Con Archedi, avendo archiviato tutti i documenti, certificazioni, dichiarazioni e libretti, di un immobile, basta un clic per esportare in un minuto il RAS impaginato, chiaro diviso per indice e sezioni tematiche, inviabile o stampabile. Il RAS non è più una preoccupazione
SICUREZZA E PRIVACY
Archedi è progettato per avere quattro livelli di consultazione e accessi e solo l’Amministratore o il Gestore, definirà chi e come accedere alla piattaforma. Comunemente Archedi prevede:
- Amministratore / Gestore nominato “Master”
- I collaboratori dell’Amministratore nominati “Operatore”
- Fornitore nominato “Fornitore”
- Il Condomino nominato “Accesso temporaneo”
In particolare, il Master che gestisce numerosi condomini, può decidere i livelli di operatività sulla piattaforma, per esempio può autorizzare un Fornitore a visionare tutta la documentazione tecnica di tutti gli immobili, oppure di visualizzare la documentazione completa solo di un immobile. Il Master definisce anche l’arco temporale di validità ed autorizzazione per ogni profilo e degli accessi.
Normalmente il Master accredita i propri Condomini con lo stesso profilo, in modo massivo e sceglie la documentazione consultabile e quella inaccessibile. Il Master sceglie per ogni utenza cosa è possibile e le azioni specifiche per i documenti: solo visionabili, scaricabili oppure solo stampabili.
Pertanto, la risposta è che possono accedere ai documenti tutti coloro che il Master autorizza espressamente attraverso Archedi.
La proprietà dei dati e del servizio Data Base Archedi è del condominio, l’Amministratore o il Gestore sono i delegati alla gestione e all’uso della piattaforma. Questo permette ed assicura che eventuali passaggi di consegne, tra Amministratori O Gestori, sia un momento semplice senza il rischio di perdere patrimonio documentale.
Il passaggio di consegne tra Amministratori/Gestori è sempre un momento delicato, viste le responsabilità che ne deriva e che impegna molte risorse interne allo Studio di Amministrazione. Infatti, un passo fondamentale del passaggio di consegne è la redazione di una Due Diligence afferente alla consistenza dell’immobile, dei suoi impianti, e della presenza di tutti i documenti necessari e obbligatori, e Archedi viene a supporto in quanto registra giornalmente la conformità a tutti gli obblighi per Legge. Quindi non è necessario svolgere alcuna attività specifica aggiuntiva, perché Archedi di per sé è già una Due Diligence aggiornata giorno per giorno.
Nella piattaforma Archedi è installato il certificato SSL utilizzato dal protocollo di sicurezza HTTPS, quindi la navigazione è privata e le informazioni transitano in modo criptato.
L’accesso al server di Archedi è protetto da Firewall e giornalmente viene eseguito il backup dell’intero server che ospita l’applicazione e i dati Archedi.
Solo il Master, l’Amministratore condominiale, può accettare e invitare dei fornitori o i Condomini a visionare parte dell’archivio presente in Archedi. Tutte le procedure di registrazioni avvengono attraverso la trascrizione di OTP inviato sul device registrato.
Il Gestore, l’Amministratore Condominiale hanno la delega a gestire numerosi dati e informazioni di tipo generale come le credenziali degli utenti che accedono alla piattaforma (Nome, Cognome e indirizzo email) o i dati dei fornitori, che sono quelli anagrafici e di fatturazione (denominazione sociale, sede operativa, sede legale, P.IVA e C.F. Pec e SDI).
Mentre alcuni dati sono sensibili e per queste specifiche, l’Amministratore come prima cosa sceglie se caricare i documenti in piattaforma, e, nel caso siano inseriti in Archedi, l’Amministratore per la privacy, deve nominare Archedi suo sub-responsabile esterno. Tra le parti vige un contratto specifico come previsto dal GDPR, Regolamento UE n.2016/679 art.13 firmato e registrato.
ASSISTENZA E SUPPORTO
Archedi non richiede una configurazione specifica per l’uso del servizio, è una piattaforma WebApp consultabile con qualsiasi device (desktop, laptop, tablet, smartphone).
Il sistema di Archedi, una volta creato l’account, invia una mail automatica con l’indicazione della Username e password temporanea. Il Cliente al primo accesso modificherà la password assicurandosi la massima cura e riservatezza.
In un secondo momento, qualora fosse smarrita la password, l’Amministratore potrà crearne una nuova password dalla Homepage. L’amministratore, in Archedi chiamato Master, definisce tutti i profili e tutte i livelli di accesso al Servizio Archedi.
Fin dall’inizio, Archedi supporta l’Amministratore e il Gestore e viene svolta della formazione insegnando l’uso della piattaforma e man mano che gli operatori saranno più confidenti, il Team di Archedi supporterà con maggiore consapevolezza e profondità. Obiettivo condiviso è saper usare al meglio la piattaforma e tutti i servizi inclusi. Le domande e la richiesta di supporto dei nostri Clienti ci stanno a cuore proprio per insegnare tutte le caratteristiche che la rendono unica.
Il Team di Archedi è sempre al fianco dei propri clienti. Il nostro Team è composto da professionisti disponibili e preparati che rispondono.
Chiedi supporto, chiamando il +39 02 41 50 214, oppure scrivi a info@archedi.it
In caso, si valuterà con il Cliente se svolgere delle sessioni di formazione e supporto specifici presso lo Studio e gli uffici dell’amministratore, Gestore del patrimonio.
Hai dubbi o desideri un preventivo personalizzato?
Siamo qui per aiutarti a trovare la soluzione migliore per le tue esigenze specifiche. Il nostro team è pronto a rispondere a tutte le tue domande e a fornirti un preventivo personalizzato in base alle tue necessità.
Contattaci oggi stesso per iniziare a semplificare la gestione dei tuoi immobili con Archedi.
